Workflow

Sie senden uns Ihren Auftrag per E-Mail, GdV-Schnittstelle, Telefax oder per Post zu.

Wir verarbeiten diesen Auftrag am gleichen Tag innerhalb unserer Bürozeiten von 8.00 bis 18.00 Uhr oder spätestens am darauf folgenden Tag.

Die Aufträge versenden wir je nach Erreichbarkeit der Behörden ebenso per E-Mail, Schnittstelle, Telefax oder per Post.

Natürlich selektieren wir Ihre besonderen Eilfälle, wie Klagedrohungen, Klagesachen, BaFin- und Vorstandsbeschwerden und setzen uns vorab tele­fonisch mit den jeweiligen Behörden in Verbindung, um den derzeitigen Verfahrensstand zu eruieren und weisen mit Nachdruck auf die Eilbedürftigkeit hin.

In anderen Eilfällen kümmert sich unser geschultes Mitarbeiterteam auch tele­fonisch um eine schnellstmögliche Aktenübersendung.

Mit der auf die Bedürfnisse unserer Kunden zugeschnittenen Kanzleisoftware (AVP) der Firma Buss Networks erinnern wir regelmäßig und automatisiert alle Behörden, damit wir Ihnen schnellstmöglich den Aktenauszug zur Verfügung stellen können.

Werden Ihre Akten inzwischen eilig, weil der VN, AS oder RA drängt, versuchen wir auch hier telefonisch bei den Geschäftsstellen der Polizei-, Verwaltungs- und Justizbehörden den Status der Sachbearbeitung bzw. den Verbleib der Akte zu eruieren.

Sollte im Einzelfall die Beschaffung einer Akte einmal etwas länger dauern informieren wir Sie regelmäßig über den Status Ihres Auftrages zur Akteneinsicht im Schadenfall.

Wir können uns für Sie auch „gläsern“ darstellen: Sie erhalten jeden Mahnschritt oder ein sonstiges Schreiben an die Behörden digital als „Abschrift“ zur Kenntnis.

Die meisten unserer Kunden vertrauen unserem Mahnwesen und verzichten auf Zwi­schennachrichten, um die Mitarbeiter nicht mit unnötigen Posteingängen zu belas­ten.

Selbstverständlich können Sie darüber hinaus monatliche Reports zu allen Akten erhalten.

Der tägliche Posteingang wird gelistet. So können die Eilfälle extrahiert und vorgezogen werden.

Gleichzeitig garantieren wir Ihnen, dass der Aktenauszug „postfrisch“ am gleichen oder spätestens am Folgetag eingescannt und digital übertragen wird.

Für unsere Hochleistungsfarbscanner sind auch große Auftragsvolumina kein Problem.

Akten mit größerem Seitenumfang scannen wir selektiert, das heißt, Sie erhalten nur wirk­lich die Schriftstücke zur Sache. Auf sämtlichen unbedeutenden Schriftverkehr der Behör­den / Beteiligen verzichten wir.

Sollten Videoaufzeichnungen in der Akte enthalten sein, stellen wir Ihnen diese digital zur Verfügung.

Vertrauen Sie der langjährigen Erfahrung unserer Mitarbei­ter. Ihre Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter werden es Ihnen danken.

Die meisten unserer Kunden wünschen einen Aktenauszug als Datei im PDF-Format und erhalten auch die Rechnung als PDF-Datei.

Beides senden wir Ihnen als elektronische Akte zu.

Auf Wunsch erstellen wir Ihnen auch noch herkömmliche Kopien.

Zeitgleich können wir Ihnen die Werte unserer Rechnung für Ihre Dunkelverarbeitung zur Verfügung stellen.

Für die Kommunikation mit Ihnen und für die Übersendung des Aktenauszuges haben wir bereits folgende Varianten im Einsatz:

• die Versendung über das GdV-Netz, wozu wir uns der Dienstleister „adesso insurance solutions GmbH – Drebis“ und der „e-Consult AG“ bedienen
• die Versendung über die technischen Übertragungsverfahren: SOAP auf XML Basis und REST direkt auf die Server der Versicherung.
• die Versendung per PGP inhaltsverschlüsselter E-Mail
• die Versendung per TLS transportverschlüsselter E-Mail